De coördinatie en penvoering van KLIMAP zijn in handen van respectievelijk Wageningen Environmental Research (WENR, Myrjam de Graaf) en waterschap Aa en Maas (Frank van der Bolt). Voor het vormgeven van de producten onderscheiden we drie werkpakketten die elk wordt getrokken door een combinatie van betrokkenen, namelijk:
- Ontwikkelpaden (WENR: Ingrid Coninx, Deltares: Gerald-Jan Ellen en waterschap Vallei en Veluwe: Rozemarijn van den Berg)
- Proeftuinen en Living Labs (KWR Water: Jeroen Geurts en waterschap De Dommel: Annelies Balkema)
- Toekomstverkenningen (Deltares: Geert-Jan Nijsten en WENR: Guido Bakema en waterschap Brabantse Delta: Kees Peerdeman)
Deze trekkers en coördinatoren, aangevuld met enkele vertegenwoordigers van de regionale overheden, vormen gezamenlijk de projectcommissie. Deze commissie komt maandelijk bij elkaar voor de nodige afstemming tussen de werkpakketten en het bespreken van operationele zaken.
De toetsing en verfijning van de producten vindt plaats in proefgebieden. Gedurende het project worden proefgebieden opgestart en beëindigd, afhankelijk van de actuele behoefte in KLIMAP en de kansen die zich in de praktijk voordoen. De selectie van proefgebieden gebeurt in afstemming met de betrokken partners en met de drie werkpakketten. Zolang een proefgebied actief is komen de specialisten en betrokken partners regelmatig bijeen in werkgroepen voor inhoudelijke afstemming en advies.
2 à 3 Keer per jaar is een bijeenkomst van de stuurgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van alle partners, met op de agenda a) voortgangsbespreking, b) onderlinge afstemming, c) uitwisseling kennis en d) afstemming met andere lopende projecten en onderzoekstrajecten. Er is één keer aan het eind van het jaar een evaluatie-overleg waarbij het plan voor het vervolg wordt uitgewerkt. De stuurgroep beslist over de begroting en alle anders aspecten die genoemd zijn in de samenwerkingsovereenkomst.
Een aantal belangrijke stakeholders die geen consortiumlid zijn hebben zitting in een zogenaamde gebruikerscommissie, te weten: enkele terreinbeherende organisaties, agrarische belangenorganisaties, drinkwaterbedrijven, provincies en waterschappen. Deze commissie komt 1 à 2 keer per jaar bij elkaar om kennis te nemen van de laatste ontwikkelingen van het project, een kritische blik te werpen op de projectaanpak en -output en suggesties en nieuwe ideeën te communiceren.
Tot slot zullen bestuurders en managers van alle betrokken partners in een zogenaamde strategiegroep jaarlijks bij elkaar komen voor het borgen van de samenwerking, het bespreken van lange-termijndoelen en de visievorming op bodem-water-klimaat-domein.
In onderstaand schema is de organisatiestructuur schematisch weergegeven. Een meer gedetailleerde versie is op te vragen via het contactformulier.
